Een huishoudelijk reglement is een verzameling van regels bij verenigingen. Deze regels ondersteunen de statuten en concretiseren de werking van de vereniging.
Artikel 1. Algemeen
Begrafenis- en crematievereniging Harkstede -Scharmer werkt in Harkstede, Scharmer en naaste omgeving. Leden die verhuizen buiten dit gebied, kunnen lid blijven van de vereniging. Zie 3-3.
Artikel 2. Doel
De vereniging biedt ondersteunende diensten aan haar leden bij overlijden. De vereniging beoogt niet het maken van winst.
Artikel 3. Leden en donateurs
3-1) Personen die lid willen worden kunnen zich schriftelijk aanmelden
bij de penningmeester, secretaris of digitaal via onze website.
www.begrafenisencrematieverenigingharkstede-scharmer.nl/
Voorwaarde aanmelden:
- Volwassenen vanaf hun 18e jaar tegen de actuele contributie
- Kinderen van leden zijn tot en met hun 17e jaar vrij van contributie
- Wordt men op een later tijdstip lid, dan geldt een instapbedrag + de jaarlijkse contributie
- Elk volwassenen persoon is zelf lid. Er is geen een gezinslidmaatschap.
- De rechten en plichten van een minderjarig lid worden uitgeoefend/nagekomen door de gezaghebbende ouder of voogd.
- De persoon is ten tijde van de aanmelding woonachtig in Harkstede, Scharmer of naaste omgeving, of heeft daar gewoond.
- Mutaties in de gezinssamenstelling worden binnen 4 weken bij de vereniging gemeld middels een formulier op de website, of schriftelijk bij de secretaris.
- Een lid dat zijn lidmaatschap opgezegd heeft, kan zich later weer als lid aanmelden. Er moet dan de gemiste contributie betaald worden over de jaren, waarin hij/zij geen lid is geweest van de vereniging, plus administratiekosten.
3-2) Rechten vervallen onmiddellijk bij:
- Weigering en/of nalatigheid van betaling van de contributie
- Overlijden van beide betalende ouders, tenzij de kinderen aangegeven hebben lid te willen blijven tot en met hun 17e jaar. Zij betalen dan geen contributie
3-3) Wonen buiten het verzorgingsgebied van de vereniging:
- Leden die buiten het verzorgingsgebied van de vereniging gaan wonen, kunnen lid blijven.
- Ze betalen wel de jaarlijkse contributie. Deze leden hebben dezelfde rechten als de leden die in het werkgebied wonen. Bij overlijden moet een kopie van de overlijdensakte overhandigd worden.
- Bij een overlijden van een ver weg wonend lid, wordt een financiële vergoeding gegeven, in plaats van de diensten. Voorwaarde hierbij is dat het overlijden op tijd gemeld is, zie 3-4.
- Een verhuizing moet tijdig doorgegeven worden aan de vereniging. Gebruik hiervoor bij voorkeur het formulier op de website.
3-4) Melden sterfgeval:
Een sterfgeval moet binnen 24 uur na overlijden aan de vereniging worden gemeld. Indien hier niet aan wordt voldaan, kan het bestuur besluiten dat er geen (volledige) tegemoetkoming wordt gegeven in de kosten, die normaliter door de vereniging worden gedragen.
Artikel 4. Diensten voor de leden
De diensten waarvan de kosten door de vereniging gedragen worden zijn:
- Begeleidende werkzaamheden door de uitvaartverzorger
- De diensten van de dragers en gebruik en bediening graflift
- Het vervoer van de overledene per rouwauto
- Klokluiden tijdens de uitvaart
- Tijdelijke grafmarkering
- In bijzondere gevallen beslist het bestuur over de vergoeding
Artikel 5. Einde lidmaatschap
Het lidmaatschap van de vereniging eindigt:
- Door overlijden van het lid
- Door opzegging van het lid
- Door ontzetting van het lid uit het lidmaatschap
- Door het verlaten van het werkgebied van de vereniging, tenzij het lidmaatschap uitdrukkelijk wordt voorgezet.
Opzegging van het lidmaatschap door het lid, kan schriftelijk bij het bestuur, of via een formulier op de website. Hierbij geldt een opzegtermijn van minimaal 4 weken voor het einde van het kalenderjaar. Bij punten 5c en 5d worden de richtlijnen conform de statuten gehanteerd.
Artikel 6. Contributie
- De hoogte van de contributie wordt vastgesteld op de algemene ledenvergadering
- De contributie wordt per automatische incasso geïnd
- Indien de contributie niet automatisch kan worden geïnd, wordt een bedrag van € 2,50 voor administratiekosten in rekening gebracht
- De contributie moet betaald worden in het 2e kwartaal van het kalenderjaar
- Als de contributie niet betaald wordt, kan een lid geroyeerd worden. Voordat deze maatregel uitgevoerd wordt, is er met het lid contact opgenomen door de penningmeester.
Artikel 7. De Uitvaartverzorger
Het bestuur heeft een samenwerkingsovereenkomst met een vaste uitvaartverzorger. Zijn taak is om bij een sterfgeval alle werkzaamheden alsmede de formaliteiten te doen welke nodig zijn, in nauw overleg met de nabestaanden.
Wilt u van een andere uitvaartverzorger gebruik maken, dan moet dit binnen 24 uur na het overlijden gemeld worden bij een bestuurslid.
Artikel 8. Bestuur
Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging. Het bestuur van de vereniging bestaat bij voorkeur uit 5, maar tenminste 4 personen. De bestuursleden worden uit de leden van de vereniging, tijdens de Algemene Ledenvergadering benoemd. Ieder bestuurslid is na 4 jaar aftredend, maar kan zich weer herkiesbaar stellen. Het bestuur regelt de functies onderling. Het bestuurslidmaatschap eindigt o.a. bij het bereiken van de leeftijd van 70 jaar, behoudens dispensatie.
Artikel 9. Algemene Ledenvergadering
Binnen 6 maanden na het afgelopen kalenderjaar, wordt een Algemene Ledenvergadering gehouden, welke minstens 8 dagen van te voren kenbaar wordt gemaakt aan de leden. Alle betalende leden hebben op de Algemene ledenvergadering 1 stem.
In deze vergadering komen de volgende punten aan de orde:
- De notulen van de vorige Algemene Ledenvergadering of Buitengewone Ledenvergadering
- Verantwoording afleggen en het financiële jaarverslag voorleggen door de penningmeester
- Verslag kascommissie
- Dechargeverlening bestuur door de Algemene Ledenvergadering
- Bestuursverkiezingen en voorzien in eventuele vacatures
- Bestuur mededelingen
- Vaststellen contributie- en entreegelden aankomend jaar
- De vergadering wordt geleid door de voorzitter. Indien de voorzitter afwezig is, treedt een van de andere bestuursleden op als voorzitter.
- De voorzitter leidt de bestuursvergadering en de Algemene Ledenvergadering. Hij/zij stelt de agenda op en tekent met de secretaris de officiële stukken. De voorzitter zorgt voor het naleven van de statuten.
- De secretaris of een ander door het bestuur aangewezen persoon houdt het rooster van aftreden bij en maakt notulen van elke vergadering.
- De secretaris voert de correspondentie van de vereniging.
- De penningmeester heeft het beheer van de financiën en de ledenadministratie.
- Door de Algemene Ledenvergadering kan een kascommissie worden benoemd. Die controleert de financiële bescheiden voor de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering en brengt daarvan verslag uit op die vergadering.
- De penningmeester is altijd verplicht inzage in de boeken te geven aan een door het bestuur aangewezen bestuurslid.
Artikel 10 Bijzondere gevallen
In bijzondere gevallen, waarin dit reglement of de statuten niet rechtstreeks voorziet, beslist het bestuur.
Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld op de Algemene ledenvergadering gehouden op 27-03-2019, te Harkstede.
Ondertekend door:
- Voorzitter: Mw. J. Andreas -Oldeman
- Secretaris: Mw. A. Visser- Amsing
- Penningmeester: dhr. G. Dijkstra
- Lid: Mw. F. Geertsma